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仕事を引き継いだ時、前任者のレベルがわかる~ノウハウを蓄積する~

公開日: : 最終更新日:2013/09/06 仕事, 体験談, 考え方・生き方

結婚式に先日行ってきました。

わたくしの年齢は結婚適齢期のようで、同世代の友達の結婚が最近頻発しております。

嬉しいと同時に置いてきぼりを喰らうという、悲しい限りです。

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で、今回の結婚式で、その二次会の幹事を約1周間前(^_^;)にお願いされ、引き受けたというわけで御座います。

ご存知わたくしは


人生が暇

で、定評のある稀有な人材ですので、こういった頼み事は非常に多いです。

二次会の幹事は今年はまだこの1回だけですが、過去3年で見れば、既に4回ほど行っており。。。




幹事以外でも

  • 余興動画やプロフィール動画の作成
  • プレゼント用DVDのジャケットデザイン・印刷


  • なども含めれば記憶にあるだけで、6,7回程度はやっているじゃないかと。。。

    こないだは、

    友達の会社の後輩の友達

    の結婚式の余興動画の編集を頼まれました(^^ゞ

    一回も会ったことも喋ったことも無い人です(笑)




    その他にも同窓会の雑用係や、友達の会社のホームページ作成の手伝いなどもちょくちょくやっていまして、何かしら進行中の案件があり、なんとか

    人生が小忙しい

    を維持して、友達が少ない現実に目を背けている所存です。はい。


    ◆同窓会の時の記事
    同窓会で石原軍団の人がいた話と自分のクズっぷり




    今も、また別の友達の結婚式の余興の動画の編集作業がまもなくスタートするので、音録の準備でマイクや録音機材をチェックしているところです。




    =========================================

    というのも、最近ボクの中でひとつ人生のルールとしていることがあります。それは、

    人の頼みを断らない運動

    です。



    物理的に不可能なこと以外は絶対に人の頼みを断らないということです。





    これに至った経緯なのですが、前は少し忙しいとか、あんまり自分に自信がない頼み事は、時には断ったりしてたのですが。。。

    ボクみたいなクズにお願いに来る時点で相当切羽詰まってるんですよね(^_^;)

    今回の彼も、お願いする予定だった人がダメになってしまったらしく、それで1周間前だけど、急遽ボクにダメ元でお願いしてみた、という経緯だったそうです。




    で、ボクが断っちゃうとすごく困るわけです。できることならボクなんかに頼まず、もっと適任な人に頼みたいところを、ボクなんかに頭下げているわけですから。

    何を隠そう

    超ネガティブな理由による最後の砦

    なんです、実はボク。




    で、それすなわちボクの抱える案件は、最後の砦なわけですから、納期が非常に短いことが多いです。

    今回も約1周間で仕上げなければイケないわけでしたし(_ _;)

    そうなってくると、時間がかけられない分、急ピッチで進めなければダメなわけですが、それも毎回毎回根性で乗りきれるわけではないのが現実です。




    そこでボクが意識して案件を進める方法として

    ノウハウを蓄積する

    ということです。




    結婚式の二次会なんて一回こっきりなので、とりあえず今回うまくいくように一生懸命になりがちですが、意外と何回もやります。

    ボクみたいな

    暇人がいるぞーーー

    という情報は、噂となりすごいスピードで伝搬していきます。




    そうすると、1回やった人は高確率で2回目3回目とやることが多いです。

    そんな時、ノウハウがしっかり蓄積されていないと

    前、ケーキ頼んだ業者どこだったけ?
    前集めた曲候補集なくなった。また一から曲探し(;_;)
    予算計算表、前作ったけど無いからまた作らなきゃ!
    出席表のフォーマット残しておけばよかった(>_<)


    という具合で、共通で使えるものもまた一から作らなきゃダメになって、限られた時間が余分なものに使われて、肝心の

    主役やゲストの為の演出を考える時間

    などの、固有(オリジナル)な部分に時間が割けなくなります。



    【注意】「出席表のフォーマットなんて、ネットに沢山あるじゃん」というのは百も承知です。
    ただ、やったことが有る人ならわかると思いますが、「ネットに沢山ある」なかから気に入ったものを探す、という作業は結構手間です。
    また、フォーマットを少し改変して、使いやすくしてたりすると。。。
    こういうのの小さな積み重ねで意外と時間を浪費するという意味ですので。



    また、固有の部分に関しても、時間的にどうしても足りなかったりして、前のものを流用して少し代えて使って急場を凌ぐという技も現実問題として必要です。

    理想ばかり掲げても、結局完成しなければダメですし、自分の時間があっても、結婚式であれば新郎新婦さんも大忙しで、労を煩わせられる範囲に限りがあります。





    というわけで、自分のパソコンに過去にやったそういっためんどくさごとの記録や材料・資料などをしっかりと整理してとっておくと。。。

    2回目3回目と数をこなせばこなすほど短時間で高品質なものができるようになるよ。というお話です。



    余談ですが、

    最近はネット社会らしくノウハウを共有しましょう、ということらしいので、共有出来る情報はボクも頑張って共有して少しでもみんなの約に立てばと思いこんな記事を書きました。

    【結婚式二次会のゲームなどにおすすめ】めくりフリップ 自作 手作り 作り方 材料 で検索にひっかかれ!!


    この記事googleAnalyticsを見ると、まあまあアクセスがあって、この「めくりフリップ」の材料をAmazonで買ってくれてボクに小銭(アフィリエイト)をくれた人も、現在でまだ10名程度と僅かですが、まあ嬉しい限りです。

    というわけで、みなさんもノウハウを蓄積して公開できる情報は公開してくれると嬉しいな、というわけで(^_^;)



    =========================================

    で、実はこれって仕事の基本だったりします。

    この結婚式の話は

    過去の自分から未来の自分

    への仕事の引き継ぎ、と考えたとき、仕事において、

    前任担当者から後任担当者

    への引き継ぎに非常によく似ている、というよりほぼ一緒です。





    【注意】実際にあった友達の話です(笑)

    彼は新人として会社に入って、ある作業工程の記録を残す仕事を命じられました。

    上司に『前は田中(仮名)さんがそれやってたから田中さんに聞いて』

    田中さんの元へ行くと膨大な紙のデータを渡されて『ここに数字入れてけばいいから』

    となります。

    田中さんはそのExcelで作ったと思われる工程表の紙を印刷して、修正テープで前の数字を消して書きなおして本部に提出していました。

    更に合計などは電卓で計算してるという、だめ社員のテンプレ具合です。




    非常に手間なのと、そのExcelも表の数が今回の仕事をマッチしていなく、表を手書きで書き足して非常に見難くなっています。

    で、その書類も非常に膨大で、めちゃくちゃ大変です。

    そして、その新人君(ボクの友達)一人ではとても終わらず、ボクに手伝ってと泣きついてきました。(コンプライアンス大丈夫かよ!)




    ただ、ボクもその作業をするのは死ぬほどだるいし、新人君(ボクの友達)の更に後輩、また後輩とこの負の連鎖が続くと思うと、やばいと思いました。

    上司の田中さんにExcelのフォーマットくれ!と言っても

    『そんなもの無い』
    『みんなそうしてるんだから頑張ってやれ』

    という案の定の原始人ぶりで、埒があかない様子です。



    見かねて1枚だけ今回とは関係ない前の記録を拝借して、それを参考にExcelでその工程表のフォーマットを作ってSUMなどの関数も入れ、マッチしなくなっていた部分の表も追加して、そのデータをメールで渡しました。

    そうすると入力もPCでできるので楽だし、関数があるので、電卓は不要です。データの検索もできるのでチェックや、必要な情報も帳面めくって、ということもなくなりました。

    また、「表の仕様が変わったらここを付け加えれば良いよ!」的な部分もあるので、今後はある程度までこのフォーマットで使えます。



    最後まで田中さんは意地になって、修正テープで戦っていたそうですが、結局検索性などの利便性から最後の方は田中さんの手書きの紙をパソコンで入力しなおして提出していたらしい、というお話です。




    =========================================

    これは非常に極端な例ですが、細かいところでは、非常に多く見られます。

    何か業務をしている時に、

    自分以外の人がやるかも

    という視点や

    次自分がもう一回やる時に楽かどうか

    かの判断基準があるかないかで、これ以降の業務効率がかなり変わってきます。





    プログラムなんかでも、最初に作っているときはすごく大変でバグ取りを一生懸命やって動いたら「やったー」って感じで、そのまんま。

    気持ちはすごくわかりますけど、後日改変したり運用する時に、整理して書かれているかどうかで、2回目3回目に修正や仕様変更の時に効率が変わります。


    前に書いた生年月日を入力したら自動的に現在の年齢を入れてくれるプログラムでも

    <script type="text/javascript">
    function calculateAge(birthday) {
    	var  birth = birthday.split('-');
    	var _birth = parseInt("" + birth[0] + birth[1] + birth[2]);
    	var  today = new Date();
    	var _today = parseInt("" + today.getFullYear() + affixZero(today.getMonth() + 1) + affixZero(today.getDate()));
    	return parseInt((_today - _birth) / 10000);
    }
    
    function affixZero(int) {
    	if (int < 10) int = "0" + int;
    	return "" + int;
    }
    
    document.write(calculateAge('1985-05-04'));
    
    </script>
    

    ってなってるより、


    <script type="text/javascript">
    function calculateAge(birthday) {
    // birth[0]→year, birth[1]→month, birth[2]→day
    	var  birth = birthday.split('-');
    	var _birth = parseInt("" + birth[0] + birth[1] + birth[2]);
    	var  today = new Date();
    	var _today = parseInt("" + today.getFullYear() + affixZero(today.getMonth() + 1) + affixZero(today.getDate()));
    	return parseInt((_today - _birth) / 10000);
    }
    
    function affixZero(int) {
    	if (int < 10) int = "0" + int;
    	return "" + int;
    }
    
    // ここに自分の誕生日入れてね
    document.write(calculateAge('1985-05-04'));
    
    </script>
    

    って感じで、コメントアウト「// ここに自分の誕生日入れてね」ってあるだけで、プログラムに疎い人が運悪く後任者であっても。。。

    プログラム疎い人が後任者ってことは少ないでしょうが、ちょっとした修正を頼む時なんかで。

    難しい複雑なものは厳しいかもですが、これくらいの簡単なのなら自力で修正出来そうじゃないですか?



    また、プログラムなんて1年前に自分が書いたものはもはや他人が書いたもの、って揶揄されるぐらいわからなくなっちゃいます。

    そうした時に、今はとりあえず完成して仕事終りにできるけど、結局また修正が入るとき、それ以上苦労しなくちゃいけません。

    だったら、最初に多少手間をかけておりても、これ以降ずっと管理や修正がしやすくて楽!っていうほうが、全体の労力は減るし、これこそが業務改善と言えるでしょう!





    というわけで、何か新しいことを命じられたら、あるいは業務的に無駄が多い場合。。。

    あなたの仕事はただそれをやるだけでなくて、フォーマットやフレームワークやマニュアルを作ることも必要だし、むしろそれがメインと言えます。


    【関連】
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    1. ゼンバックじゃなくなって、Tweetし難くやった気が。。。

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    • 高橋拓郎(32歳)
      愛知県知多市生まれ。
      大学在学中に個人で始めた事業を、大学院中退後法人化(法人化のために中退が正しいかも)。
      簡単にコンタクトとれるのでt@takuro.infoまで何か御用があればなんなりと。
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